Требуется Секретарь
-Встреча, прием и необходимое обслуживание гостей офиса, клиентов, партнеров (подача чая, кофе);
-Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением исполнителям;
-Подготовка совещаний (подготовка переговорных комнат, оповещение всех участников встречи), ведение и оформление протоколов совещаний, контроль исполнения поручений.
-Учет и распределение поступающей информации, своевременное доведение информации до руководителя;
-Контроль своевременности ответов на входящие письма и запросы от сторонних организаций
СРЕДНЯЯ ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА ОТ 80000 ДО 150000 РУБЛЕЙ, В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ КАЧЕСТВ
ДЛЯ ЧЕГО МНЕ НУЖЕН Секретарь
В современной бизнес-среде профессия секретаря, персонального помощника руководителя — одна из ключевых. Поэтому требования к соискателям на должность год от года повышаются, становятся более строгими. Руководители бизнеса по курортной недвижимости хотят видеть рядом с собой не персональных ассистентов, выполняющих базовые административные функции, а настоящих профи с разносторонними навыками и реальными достижениями. Конкуренция в направлении реализации квартир, домов, вилл, таунхаусов в разных странах очень высокая. Если у главы компании некомпетентные помощники, его легко «убрать» с рынка. Пара сорванных сделок, перепутанные даты встреч, отсутствие элементарных навыков деловой коммуникации с клиентами — все это ведет к негативным последствиям для бизнеса.
Важно! Потенциальные соискатели на должность секретарей в сфере курортной недвижимости должны на 100 % ориентироваться в ней, досконально знать терминологию, возможные «подводные камни», фактически предугадывать клиентские запросы.
Задачи для секретаря руководителя компании по курортной недвижимости
Бизнес может быть связан с продажей курортного жилья, его строительством или сдачей в аренду, перепродажей. Направлений очень много. От конкретной специфики бизнеса зависит и спектр задач для личного секретаря руководители. Обозначим ключевые направления работы для бизнес-ассистента в сфере продажи курортной недвижимости:
· координирование встреч руководителя с потенциальными клиентами (время, даты, нюансы) — секретарь должен быть в курсе того, какие интересы преследует начальник, оперативно находить контакты нужных людей, компаний, будущих партнеров;
· организация сообщения с подотчетными филиалами, дочерними организациями и подчиненными — оповещение сотрудников о вызове к руководству, дополнительных мероприятиях (рабочие планерки, совещания);
· мониторинг рынка недвижимости — бизнес-ассистент должен оставаться «в теме», быть в курсе деятельности конкурентов, говорить со своим директором «на одном языке»;
· обработка корреспонденции (прием входящей и отправка исходящей);
· грамотная организация встреч с подрядчиками, подготовка всей сопутствующей документации.
Секретарь главы компании по курортной недвижимости — мобильный специалист, который нередко отправляется вместе с начальником в командировки. Он должен выступать в качестве «часов», «дипломата с бумагами», то есть точно знать, куда и когда нужно ехать. Вызов транспорта (такси, авто напрокат) также ложится на плечи ассистента, как и предварительная покупка билетов, бронирование номеров в гостиничном комплексе. Руководителю бизнеса по курортной недвижимости должно быть комфортно с профессиональным сотрудником.
Важно! Главная задача — избавить шефа от мелких организационных проблем, необходимости вникать во все детали. Секретарь и генеральный директор — это команда, где на первого можно полностью положиться.
Деловые качества полезного бизнес-помощника
Многозадачность, высокая скорость принятия решений, оперативное выполнение поручений, умение наладить коммуникации — ключевые деловые качества для секретаря руководителя компании по курортной недвижимости. Но есть и другие секреты успешного взаимодействия:
· тактичность и эрудированность;
· инициативность в развитии, реализации масштабных проектов, проактивность (предупреждение потребностей);
· максимальная заинтересованность в изучении работы компании, ее филиалов;
· отличные организаторские способности — умение принимать решения в рамках своей компетенции.
И еще один важный аспект: работа должна нравиться, приносить удовольствие. Только тогда появляются настоящий оптимизм и позитивный настрой.